Le rétroplanning : Par quoi commencer ?
Vous venez de vous dire oui ! Congrats !!
L’excitation et la joie intense de cette nouvelle vont bientôt laisser place à une bonne dose de questions et c’est normal :
- Par quoi commencer cette organisation ?
- Quelles seront les étapes chronologiques à ne pas oublier ?
- Comment être sûr de ne rien oublier ?
Rassurez-vous ! Vous n’êtes pas seuls dans cette situation et cet article est là pour vous aider à y voir plus clair.
Je vous propose ici un rétro-planning assez classique, qui correspond au plus grand nombre de nos mariages, avec une rétro-activité de 1 à 2 ans car dans notre région Ile de Ré et La Rochelle, les lieux se louent tôt et obligent à une organisation 24 à 12 mois à l’avance.
Bien sûr, il ne faut pas complètement s‘enfermer dans son rétro-planning car on peut organiser son mariage en 12 mois, 6 mois, et même moins selon les cas et selon son énergie. Mais il faut bien avouer qu’un certain déroulé général se dessine à chaque fois et qu’il permet de cadrer les missions et de les étaler dans le temps de manière à rendre l’organisation plus sereine. Avec MG Events à vos côtés, vous aurez la garantie d’un suivi régulier et du respect de ce retroplanning pour ne rien oublier. Mieux que ça, vous prendrez plus de plaisir dans votre organisation, vos choix seront mieux réfléchis et votre budget mieux maîtrisé.
La liste d’invités et le budget avant toute chose
Avant de vous lancer, il y a deux questions essentielles à aborder : le nombre d’invités attendus et votre budget.
Ces deux points à eux seuls vont constituer la base de votre organisation et déterminer bon nombre de vos choix à venir. Il est donc impératif d’avoir répondu à ces deux éléments avant de poursuivre les recherches.
Démarrer l’organisation de son mariage : lieu et traiteur
J - 18 à 12 mois
Vous avez une première liste d’invités et vous avez évalué le budget que vous pouvez allouer à votre événement.
Vous vous décidez à prendre contact avec MG Events ?
Voici comment va se dérouler la suite de l’organisation de votre mariage :
Je commence par vous faire une proposition de lieux de réception, puis nous poursuivons par leur visite ensemble. La date de votre mariage va naturellement en découler suivant les disponibilités restantes.
Ensuite vient ma sélection de traiteurs et la mise en place de rdv dégustation qui vous permettront de rencontrer ceux qui vous intéressent.
Je vous accompagne également sur la création de votre blog mariage / mini site internet Save The Date, qui servira de première mine d’infos utiles à vos invités avant de recevoir votre faire-part.
En parallèle : vous devez faire vos démarches auprès de la mairie, la paroisse (si cérémonie religieuse), et choisir vos Témoins.
Le choix des prestataires de mariage
J - 12 à 6 mois
A ce stade vous pouvez maintenant vous concentrer sur le choix des autres acteurs importants de votre jour J.
Je vous soumettrai les propositions des Dj, mes bonnes adresses de groupes de musiques pour animer le cocktail.
Nous avançons également sur le choix de votre officiant (si cérémonie laïque), nous mettons en place vos rdv beautés (make-up, coiffure).
Je vous accompagnerai également sur la partie Ô combien importante du photographe.
Bien sûr cette liste de prestataires n’est pas exhaustive et je prendrai le temps durant cette période de vous faire des propositions liées à tous les services dont vous auriez besoin pour embellir votre jour J.
En parallèle : vous commencez vos essayages de tenues (robes, costumes), la préparation de votre cérémonie (prêtre, ami ou officiant laïque pro), et à réfléchir à vos faire-part et à l’ambiance / décor de votre mariage (inspirations).
La décoration du mariage
J - 6 mois
Il est désormais temps pour moi de vous accompagner sur l’élaboration complète de la décoration de votre mariage.
Nous prenons le temps de discuter de vos envies de façon précises lors d’un rdv dédié, où nous parlerons de chaque détail, point par point.
Suite à cela, vous recevez un dossier complet comprenant un “moodboard” ou planche d’illustrations et le chiffrage des éléments de déco sélectionnés (mobilier, fleurs et autre déco de détail type bougies, guirlandes etc…).
C’est aussi l’occasion idéale de réfléchir à vos cadeaux invités et pour ça j’ai de nombreuses idées à vous soumettre.
En parallèle : vous faites le choix de vos alliances et vos tenues, vous envoyez vos faire-parts et commencez à planifier votre voyage de noces.
Les derniers mois d’organisation du mariage
J - 4 à 1 mois
Durant ces derniers mois, je me concentre avec vous sur la finalisation des derniers détails de l’organisation, ces détails qui feront toute la différence sur le bon déroulé de votre jour J. De nombreux points seront faits notamment avec vos prestataires pour affiner le planning et diverses informations essentielles à la réussite de leur prestation.
En parallèle : pour vous, l’urgence est à la relance des réponses de vos invités !
Vous pouvez déposer votre dossier en mairie, faire votre premier jet de plan de table et lancez les impressions de papeterie.
La veille du mariage
Je suis sur le lieu de réception et j’accueille les premiers prestataires. Je réceptionne le mobilier loué, l’alcool livré, la vaisselle prévue par le traiteur …
Les choses deviennent concrètes, la décoration prend forme, le mobilier prend sa place, les détails se multiplient.
En parallèle : vous accueillez et profitez de vos premiers invités.
Le Jour J
Mon équipe et moi finalisons la décoration, l’installation des fleurs, et tous les détails qui feront la différence.
J’assure aussi la mission de coordination des différents prestataires sur place, fédérer chaque corps de métier dans un but commun : la réussite de votre mariage.
En parallèle : vous vivez votre meilleure vie, vous avez confiance en vos prestataires, et vous profitez de chaque instant.
Conseil d’une wedding planner
Il est bien sûr important de s’y prendre assez en avance pour ne pas être dans le rush de l’organisation.
Mais n’oubliez pas non plus d’éviter la sur-organisation : un mariage n’est pas un show !
Donc restez vous-même et laissez aussi une place à la spontanéité du moment, autrement dit acceptez de lâcher prise et laisser vos prestataires prendre le relais. Ils sont vos meilleurs alliés.
Crédit photos Nicolas Bellon : Photographe Ile de Ré
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Il est impératif de faire la liste de vos invités, choisir une période, et définir son budget. Ces 3 premiers axes de réflexions seront la base de vos nombreuses décisions à venir.
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Il faut compter en moyenne 500 heures de travail pour organiser un mariage au complet.
Si vous n’avez pas ce temps à votre disposition, ou si vous ne souhaitez pas dédier autant d’heures à votre organisation, l’aide d’une wedding planner vous sera précieuse.
En savoir plus -
Le rétroplanning est un très bon allié dans votre organisation car il liste les grandes lignes incontournables et vous permet de penser aux points essentiels. Néanmoins, chaque mariage étant différent, il ne peut pas tout référencer et nécessite d’être adapté à votre situation, à vos envies, à votre délai d’organisation…etc.
L’accompagnement d’une wedding planner garantit un retroplanning personnalisé, un suivi régulier pour ne rien oublier. Mieux que ça, vous prendrez plus de plaisir dans votre organisation, vos choix seront mieux réfléchis et votre budget mieux maîtrisé.